雇用契約書テンプレートの選び方 | PDFとWord、どちらを使う？
雇用契約書のテンプレートを選ぶなら、PDFとWordの特徴を押さえるのがカギ。メリット・デメリットを徹底解説し、実務での使い分け方もご紹介します。
雇用契約書は、企業と従業員の間で雇用条件を明確にする重要な書類です。
テンプレートとして雇用契約書を用意することで、雇用のたびに内容をゼロから作成する手間を省き、書類のミスを防ぐメリットがあります。
この記事では、雇用契約書テンプレートを選ぶときのポイントと、よく使用される**「PDF形式」と「Word形式」**のメリット・デメリットについて分かりやすく解説します。
雇用契約書テンプレートを選ぶ理由
雇用契約書を作成する際、イチから全ての条項や文言を考えながら作成するのは大変な作業です。
しかし、自治体や労働局などがひな形やテンプレートを公開している場合が多く、それらを活用することで以下のようなメリットがあります。
- 効率化：文書の体裁や基本的な記載事項は既に整っているため、作成時間を短縮できる。
- 法令遵守：必要な要素が漏れにくく、労働基準法や労働契約法に合わせて修正しやすい。
- 品質の均一化：会社ごとに書式がブレにくく、複数の担当者が作成しても大きな差異が出にくい。
ポイント
雇用契約書の必須項目（契約期間、就業場所、業務内容、労働時間、賃金など）がしっかり入っているか、まずは確認しましょう。
PDFとWord、それぞれの特徴
テンプレートをダウンロードするとき、PDF形式とWord形式で配布されていることが多くあります。どちらを選ぶべきかは、編集のしやすさや配布の場面など、用途によって異なります。
| 形式 | 特徴 | 代表的な用途 |
|---|---|---|
| ・レイアウトが崩れにくい ・他の端末でも同じ見た目 |
・最終書類としての配布 ・閲覧専用の提出書類 |
|
| Word | ・自由に編集できる ・PC環境に依存しやすい |
・契約書のドラフト作成 ・条項の修正を頻繁に行う場面 |
PDF形式のメリット・デメリット
メリット
- レイアウトが乱れない
相手先で開いた際に文字化けやレイアウトの崩れが起こりにくい。 - セキュリティ面が強化しやすい
パスワード保護や閲覧制限などが設定できる。 - どの端末でも表示可能
専用のビューワー（Adobe Acrobatなど）やブラウザで容易に確認できる。
デメリット
- 編集しづらい
一度PDFに変換すると、加筆・修正が難しい場合がある。 - テンプレート作成時の柔軟性が低い
文書構造の変更や書式変更を行う際、専門ツールが必要になる場合がある。
Word形式のメリット・デメリット
メリット
- 編集が容易
条文の追加や文言変更など、柔軟に対応できる。 - テンプレート作成がしやすい
自由にレイアウトを変えながら、オリジナルの書式を作成できる。 - 複数人での共有・修正がシンプル
変更履歴機能やコメント機能を使って、複数の担当者で分担可能。
デメリット
- 環境依存
使用しているWordのバージョンやフォント等の違いでレイアウトが崩れることがある。 - 最終的にはPDF化が望ましい
改ざん防止や、相手への提出時にはPDFへの変換がよく行われる。
雇用契約書テンプレートの取得方法
- 自治体や労働局のHPからダウンロード
- 労働局や労働基準監督署、自治体の公式サイトに雇用契約書のひな形が掲載されている場合があります。
- 業務支援サービスや士業のサイトを活用
- 社会保険労務士や弁護士、または企業法務に強いコンサル会社が提供しているテンプレートを利用する。
- 専門書から引用し、独自にアレンジ
- 書籍や解説本に掲載されている契約書のひな形を参考にする方法もあります。
- 自社内で法務部門や専門家に相談して作成
- 完全オリジナルの契約書作成を行い、必要に応じて雛形化しておく。
おすすめの選び方
雇用契約書を作成・運用するうえで、どういった場面が多いかを考えると良いでしょう。
- 頻繁に条文を変更する可能性がある場合
=> Word形式を選び、編集しやすいテンプレートを維持しましょう。 - 最終版として配布するだけで、内容変更はない場合
=> PDF形式を導入し、レイアウトが崩れないまま相手に渡すほうが安心です。 - 両方準備しておく
=> 契約書作成のフローとして、Wordで編集 ⇒ PDFで提出という形が一般的です。
ヒント
Word形式で「ひな形」を保管し、確定したらPDF変換して「最終版」として保管する方法がおすすめです。
まとめ
雇用契約書テンプレートは、企業と従業員のトラブル回避を図るうえで欠かせないツールです。
Word形式とPDF形式の特徴を理解し、自社の運用フローにあった使い分けをすることで、よりスムーズに管理ができます。
弊社では、他にも雇用管理に関する解説記事や契約書関連の詳しい情報を多く公開していますので、ぜひそちらもチェックしてみてください。